La governance amministrativa delle scuole: professionalità, organizzazione e semplificazione
Tra digitalizzazione e “burocrazia intelligente”
Quando si affronta il tema della semplificazione amministrativa nella scuola si commette spesso un errore di prospettiva: si tende a considerare la digitalizzazione come sinonimo di semplificazione.
Non è così.
Negli ultimi vent'anni il sistema scolastico ha vissuto una profonda trasformazione digitale. La carta ha progressivamente lasciato il posto a piattaforme informatiche, banche dati, portali ministeriali, sistemi di rendicontazione e applicativi gestionali sempre più sofisticati.
Ma la quantità degli adempimenti è rimasta sostanzialmente invariata. In molti casi è addirittura aumentata.
Abbiamo informatizzato la burocrazia, senza riuscire a semplificarla. E una procedura inutile rimane inutile anche se viene eseguita attraverso una piattaforma digitale. Cambia lo strumento, non cambia il peso organizzativo che grava sulle scuole.
È questa la vera questione.
Ogni giorno dirigenti scolastici, DSGA, assistenti amministrativi e, sempre più spesso, anche i docenti dedicano una parte significativa del proprio tempo ad alimentare banche dati, inserire più volte le stesse informazioni in sistemi che non dialogano tra loro, predisporre documentazione per controlli sempre più articolati e adempiere a obblighi formali che si stratificano nel tempo.
È tempo sottratto all'organizzazione della scuola.
È tempo sottratto alla progettazione.
È tempo sottratto al supporto delle attività didattiche.
Soprattutto, è tempo sottratto alle persone.
Perché ogni minuto dedicato alla burocrazia è un minuto in meno dedicato agli studenti, alle famiglie e alla qualità del servizio pubblico.
Oggi, tuttavia, ci troviamo davanti a una straordinaria opportunità.
L'Intelligenza Artificiale.
L'IA generativa sta già dimostrando come sia possibile predisporre documenti, sintetizzare testi normativi, supportare l'analisi della legislazione, produrre bozze di atti amministrativi e facilitare numerose attività ripetitive.
L'evoluzione verso l'IA agentiva apre scenari ancora più interessanti.
Non si tratta semplicemente di generare contenuti, ma di realizzare sistemi capaci di recuperare informazioni da diverse banche dati, verificare la correttezza delle procedure, controllare il rispetto delle scadenze, predisporre documentazione e accompagnare l'intero ciclo amministrativo.
Naturalmente sempre sotto il controllo e la responsabilità delle persone.
L'intelligenza artificiale non sostituisce il professionista.
Lo rende più efficace.
Ma proprio qui emerge una riflessione fondamentale.
L'innovazione tecnologica, da sola, non basta.
Un esempio rende bene l'idea.
Per gestire una sola procedura di affidamento relativa ai primi progetti del PNRR, ANQUAP ha predisposto una check-list composta da 43 passaggi operativi e oltre 300 pagine di atti amministrativi.
Quarantatré passaggi e oltre trecento pagine di attivi amministrativi!
Provvedimenti, dichiarazioni, verbali, registri, pubblicazioni, verifiche.
E quella check-list non comprende nemmeno tutti gli adempimenti realmente necessari.
Restano infatti esclusi numerosi controlli, le attività sulle diverse piattaforme ministeriali, gli obblighi di rendicontazione, le verifiche documentali e molti altri adempimenti che ogni scuola affronta quotidianamente.
È legittimo domandarsi se tutto questo sia realmente proporzionato all'obiettivo perseguito.
È davvero ragionevole richiedere una simile mole di attività amministrative per acquistare beni e strumenti destinati agli studenti?
Chi conosce i sistemi amministrativi di altri Paesi europei sa bene che anche altrove esistono controlli rigorosi.
Ciò che spesso non esiste è questa continua stratificazione di adempimenti che finiscono per rallentare l'azione amministrativa senza necessariamente migliorarne la qualità.
È una contraddizione evidente.
Il nuovo Codice dei contratti pubblici si apre con il principio del risultato (art. 1), ponendo al centro l'efficacia dell'azione amministrativa e il raggiungimento degli obiettivi e il principio della fiducia (art. 2).
Ma se per conseguire quel risultato siamo costretti a produrre decine di atti, documenti e verifiche formali, il rischio è che il sistema finisca per ostacolare proprio i principi che dichiara di voler perseguire.
La questione assume oggi un rilievo ancora maggiore.
Molte istituzioni scolastiche stanno affrontando ispezioni della Guardia di Finanza relative ai progetti PNRR/PON e PN. Per carità, è giusto che i controlli esistano.
La legalità e la trasparenza rappresentano valori imprescindibili nella gestione delle risorse pubbliche.
I DSGA non temono i controlli.
Temono piuttosto che la preparazione ai controlli richieda un tempo così elevato da sottrarre energie all'attività ordinaria delle scuole.
Quando la produzione documentale diventa prevalente rispetto alla gestione amministrativa, il sistema perde equilibrio.
È proprio per questo che la trasformazione digitale deve essere accompagnata da una profonda innovazione normativa e organizzativa.
La domanda che dovremmo porci non è:
"Come possiamo utilizzare l'Intelligenza Artificiale per fare più velocemente tutto ciò che facciamo oggi?"
La domanda corretta è un'altra.
Quali attività possiamo finalmente smettere di fare?
È questa la vera semplificazione.
L'innovazione non consiste nell'automatizzare procedure inutilmente complesse.
Consiste nell'eliminare ciò che non produce valore.
L'Intelligenza Artificiale dovrebbe restituire tempo.
Tempo ai DSGA, tempo agli assistenti amministrativi e tempo ai dirigenti scolastici per guidare la comunità educante e le relazioni che la caratterizzano.
In definitiva, tempo da dedicare alle persone.
La scuola italiana non ha bisogno semplicemente di una burocrazia più veloce.
Ha bisogno di una burocrazia più intelligente.
L'Intelligenza Artificiale può rappresentare uno straordinario alleato.
Ma solo se avremo il coraggio di ripensare le regole prima ancora degli strumenti.
Perché la migliore innovazione non è quella che consente alle persone di lavorare di più.
È quella che consente loro di lavorare meglio.
Una scuola è davvero moderna non quando utilizza il maggior numero possibile di tecnologie.
È moderna quando riesce a liberare energie professionali, ridurre gli adempimenti inutili e restituire tempo a chi ogni giorno garantisce il funzionamento dell'istituzione scolastica.
Solo così dirigenti scolastici, DSGA, personale amministrativo/tecnico e i docenti potranno dedicare pienamente le proprie competenze alla missione più importante: far funzionare la scuola e creare le migliori condizioni possibili per la crescita degli studenti.
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Lì, 09.07.2026
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Il Vice Presidente
Marco Santini
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