Presidente del Consiglio dei Ministri – On. Giorgia Meloni

Ministro dell'Istruzione e del Merito – Prof. Giuseppe Valditara

Ministro dell'Economia e delle Finanze – On. Giancarlo Giorgetti

Ministro per la Pubblica Amministrazione – Sen. Paolo Zangrillo

Ministro per le Riforme Istituzionali e la Semplificazione Normativa – Sen. Maria Elisabetta Alberti Casellati

Ragioneria Generale dello Stato – Ispettorato Generale

e, p.c.:

Alle Ragionerie Territoriali dello Stato interessate

Oggetto: Intervento in merito all'eccessivo carico documentale e alla duplicazione degli adempimenti nei controlli di regolarità amministrativa e contabile ex art. 11, comma 1, lett. e-bis, D.Lgs. 123/2011 e Decreto MEF 25 gennaio 2019 – Richiesta di semplificazione e interoperabilità tra amministrazioni

La scrivente Organizzazione Sindacale, a tutela del personale scolastico – in particolare DSGA e personale amministrativo delle segreterie - interviene presso le SS.LL. per segnalare una criticità sistemica che si ripete, con crescente frequenza, in occasione dei controlli di regolarità amministrativa e contabile disposti ai sensi del Decreto MEF 25 gennaio 2019 e dell'art. 11, comma 1, lett. e-bis, del D.Lgs. 123/2011, relativi alla campionatura delle partite di spesa fissa e accessoria delle Istituzioni Scolastiche.

1. I profili di criticità

Le richieste istruttorie rivolte alle scuole, per quanto legittime nel fine, si traducono nella pratica in un adempimento sproporzionato rispetto alle risorse organizzative delle segreterie scolastiche, tipicamente composte da un numero esiguo di assistenti amministrativi chiamati a gestire, in parallelo, l'ordinaria attività didattica e amministrativa dell'Istituto.

In particolare si segnala che larga parte della documentazione richiesta – decreti di decurtazione stipendiale, dati sulle assenze del personale inseriti tramite sistema SIDI, relazioni tecnico-finanziarie pubblicate e trasmesse in altri procedimenti di controllo sulla contrattazione integrativa, atti pubblicati in Amministrazione Trasparente ai sensi del D.Lgs. 33/2013 – risulta nella disponibilità dell'Amministrazione stessa, ovvero acquisibile d'ufficio attraverso l'interoperabilità tra le banche dati SIDI, NoiPA e quelle in uso presso le Ragionerie Territoriali dello Stato.

Il nostro ordinamento è ispirato ai principi di semplificazione, economicità ed efficienza (art. 1 c. 1 della L. 241/1990), mentre il Codice dell'Amministrazione Digitale (artt. 12, 50 e 50-ter del D.Lgs. 82/2005) promuove interoperabilità e cooperazione applicativa tra amministrazioni, in attuazione del principio europeo del "Once Only": un'informazione già disponibile nella PA non dovrebbe essere richiesta nuovamente.

Ci si sarebbe quindi aspettati controlli costruiti privilegiando le informazioni già disponibili nelle banche dati pubbliche, limitando le richieste alle sole integrazioni realmente indispensabili.

Tale duplicazione si pone in contrasto con i principi di non aggravamento del procedimento (art. 1, c. 2, L. 241/1990), di acquisizione d'ufficio dei documenti già in possesso di una pubblica amministrazione (artt. 18 e 43 D.P.R. 445/2000) e di non duplicazione dei dati e delle informazioni digitali (art. 50, c. 2, Codice dell'Amministrazione Digitale, D.Lgs. 82/2005), oltre che con gli obiettivi di semplificazione e digitalizzazione della Pubblica Amministrazione più volte richiamati nell'ambito del PNRR.

Il vero problema, ancora una volta, è la frammentazione istituzionale. Manca un reale coordinamento tra MIM, RGS, RTS, MEF, e gli altri soggetti che incidono sull'attività amministrativa delle scuole. Ognuno opera secondo procedure proprie, senza una reale interoperabilità dei sistemi e senza valutare l'impatto complessivo sulle segreterie scolastiche, già gravate da verifiche e controlli di molteplici organismi.

2. Le conseguenze sull'organizzazione scolastica

L'organizzazione è il presupposto indispensabile perché la scuola possa perseguire efficacemente la propria missione educativa. Di fronte al continuo moltiplicarsi degli adempimenti amministrativi e documentali, tuttavia, viene spontaneo chiedersi quanto tale obiettivo stia diventando sempre più difficile da conseguire.

Il tempo e le energie del personale di segreteria, già impegnato in una molteplicità di scadenze, vengono assorbiti da attività di ricostruzione documentale relative, in larga parte, a dati che l'Amministrazione già possiede o può acquisire autonomamente.

I termini ordinariamente assegnati per la trasmissione della documentazione (30 giorni), unitamente ai vincoli tecnici di trasmissione (invio contestuale, esclusivamente a mezzo PEC, con numerazione corrispondente tra file excel e singoli allegati, firma digitale della sola lettera di trasmissione), aggravano ulteriormente un onere che potrebbe essere sensibilmente ridotto attraverso una più efficace cooperazione applicativa tra le amministrazioni coinvolte.

3. Richieste

Per le ragioni esposte, la scrivente Organizzazione Sindacale chiede alle Amministrazioni in indirizzo, ciascuna per quanto di propria competenza, di voler valutare:

·      l'introduzione di un principio di acquisizione d'ufficio, tra Ragionerie Territoriali dello Stato, MIM, NoiPA/MEF e sistema SIDI, dei dati e degli atti già trasmessi o comunque disponibili in altre banche dati dell'Amministrazione, limitando le richieste alle Istituzioni Scolastiche alla sola documentazione non altrimenti reperibile;

·      una revisione delle modalità operative dei controlli di cui al Decreto MEF 25 gennaio 2019, anche mediante l'adozione di linee guida condivise tra MEF e MIM, che tengano conto della effettiva dotazione organica delle segreterie scolastiche, valorizzando a tal fine il ruolo già svolto dai Revisori dei Conti di nomina MEF, i quali effettuano periodiche verifiche presso le Istituzioni Scolastiche nell'esercizio delle proprie funzioni di vigilanza sulla gestione amministrativo-contabile.

Appare pertanto legittimo chiedersi se i controlli aggiuntivi richiesti dalle Ragionerie Territoriali dello Stato non possano essere direttamente effettuati dai Revisori dei Conti di nomina MEF in occasione delle proprie visite periodiche presso l'Istituzione Scolastica, evitando così l'onere di trasmissione a carico delle segreterie;

·      il consolidamento del dialogo tecnico permanente tra i Ministeri e gli enti interessati, finalizzato alla semplificazione e alla digitalizzazione integrale del processo di controllo, in coerenza con gli obiettivi di semplificazione amministrativa previsti dal PNRR.

Nel confidare in un cortese e sollecito riscontro, e nella auspicata attenzione delle SS.LL. per una questione che interessa la generalità delle Istituzioni Scolastiche, si resta a disposizione per ogni ulteriore chiarimento e per un confronto diretto sul tema.

Distinti saluti.

Lì, 31.07 2026

IL PRESIDENTE

Giorgio Germani