Proviamo ad approfondire un tema che riguarda una questione più che attuale e molto dibattuta: l'utilizzo di APP di messaggistica (WhatsApp, Telegram, Messenger, ecc.) a fini lavorativi e, in particolare, in ambito scolastico.

Partiamo dalla disciplina del CCNL del Comparto Istruzione e Ricerca vigente (CCNL 19/04/2018).

L’art. 22, comma 4, lett. C8) prevede che, a livello di contrattazione integrativa di istituzione scolastica, si stabiliscano:

La norma fa riferimento a “strumentazione tecnologiche” che possono essere, ad esempio, PC, tablet, smartphone, Cuffie, microfoni, ecc.

I sistemi di messaggistica più conosciuti come WhatsApp, Telegram, Messenger, ecc. sono invece delle applicazioni.

Si pongono, conseguentemente, diverse questioni:

1) In primo luogo, le "strumentazioni tecnologiche di lavoro" dovrebbero essere fornite dall’amministrazione al dipendente, ad esempio, nel caso di riconoscimento del lavoro agile. 

2) Come evidenziato sopra, il CCNL di comparto demanda alla contrattazione integrativa di istituto la definizione dei criteri generali per l'utilizzo di strumentazioni tecnologiche al di fuori dell'orario di servizio. Tali criteri devono definire con chiarezza tempi e modi per l'utilizzo di dette strumentazioni al di fuori dell'orario di lavoro. Soprattutto, i criteri devono essere orientati a garantire la conciliazione tra vita lavorativa e vita familiare salvaguardando il diritto alla disconnessione del dipendente.

3) i software / applicazioni utilizzati devono rispettare le rigorose normative sulla privacy e sulla sicurezza dei dati considerato che si ipotizza un utilizzo per questioni lavorative e, quindi, per informazioni che potrebbero contenere anche dati riservati o addirittura sensibili.

Nelle complesse e articolate informative sulla privacy messe a disposizione dalle aziende fornitrici dei sistemi di messaggistica all'atto dell'installazione delle app sui propri dispositivi si legge, spesso, che le informazioni raccolte verranno condivise con altre aziende.

Già quest'ultimo passaggio porta a ritenere queste APP di messaggistica non idonee per gestire informazioni e problematiche legate al lavoro e alle problematiche scolastiche in genere.

L’amministrazione dovrebbe essere orientata ad utilizzare servizi ICT (posta elettronica istituzionale, piattaforme di gestione documentale, sistemi di messaggistica inseriti nei siti web istituzionali e/o nel registro elettronico) direttamente acquisiti. Solo così potrà relazionarsi con i referenti delle aziende e inquadrare correttamente quanto previsto dal GDPR sulla privacy (regolamento 679/2016) e dal D. Lgs. 101/2018.

Il Ministero dell'Istruzione e del Merito è recentemente intervenuto, con la nota prot. 706 del 20/03/2023, per chiarire alcuni aspetti tecnici legati ai servizi PEO e ICT acquisiti dalle Istituzioni Scolastiche. Nell'approfondimento tecnico, a firma del Direttore Generale Davide D'Amico, viene richiamato il principio di accountability (responsabilizzazione): "Sulla base del principio di accountability previsto dal Regolamento UE 2016/679 (GDPR), i titolari del trattamento sono tenuti a condurre un’analisi del rischio o valutazione d’impatto ed una verifica di adeguatezza circa le modalità, le garanzie ed i limiti del trattamento dei dati personali nel rispetto della normativa vigente".

Viene richiamata anche "…l’importanza di verificare il luogo di stabilimento del fornitore di servizi ICT e l’ubicazione dei data center coinvolti nel trattamento ai fini di valutare l’applicabilità o meno delle garanzie previste per il trasferimento dei dati personali verso paesi terzi. (Capo V articoli 44 e seguenti del GDPR)".

Inoltre, si invita espressamente a "…verificare che i servizi ICT in uso siano conformi al “GDPR” attraverso i relativi accordi di servizio, che costituiscono base giuridica del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR. In particolare, si invita a verificare se tali accordi di servizio prevedono ed autorizzano trasferimenti internazionali dei dati e se questi avvengono sulla base delle garanzie indicate all’art. 46 del GDPR"

Va inoltre precisato che:

1) i criteri stabiliti in sede di contrattazione integrativa di istituto non possono prevedere l'obbligo di installare app e/o di software su dispositivi personali. Non può che essere il dipendente a decidere cosa scaricare e installare sui device di sua proprietà.

2) Il software e/o l'applicazione, nei casi delle sopra richiamate APP, sarebbe scaricato/a ed installato/a dal dipendente poiché non è un servizio acquisito/a dall’istituzione scolastica. Per questo motivo il titolare del trattamento (l’istituzione scolastica) rappresentato dal Dirigente Scolastico pro-tempore, non ha la possibilità di stipulare i relativi accordi di servizio con il responsabile del trattamento, che costituiscono base giuridica del trattamento ai sensi dell’art. 28, comma 3 del GDPR (come specificato anche nell’approfondimento tecnico del MIM).

L'art. 28, comma 3 del GDPR, infatti, prevede che "…i trattamenti da parte di un responsabile del trattamento sono disciplinati da un contratto o da altro atto giuridico a norma del diritto dell'Unione o degli Stati membri, che vincoli il responsabile del trattamento al titolare del trattamento e che stipuli la materia disciplinata e la durata del trattamento, la natura e la finalità del trattamento, il tipo di dati personali e le categorie di interessati, gli obblighi e i diritti del titolare del trattamento".

Importanti, se non determinanti, sono quindi i limiti all'utilizzo di queste applicazioni di messaggistica per questioni lavorative in ambito scolastico imposti principalmente dalla normativa sulla privacy e sulla sicurezza dei dati.

Nondimeno, i gruppi creati sulle App di messaggistica più conosciute diventano difficili da gestire per gli amministratori. Frequentemente, anziché essere utilizzati esclusivamente per questioni afferenti al lavoro e in determinate fasce orarie, tendono ad essere utilizzati a qualsiasi ora del giorno - ed anche della notte - per fini che non rientrano in quelli istituzionali (auguri di buon compleanno, di buon onomastico, ecc.), creando assoluto disturbo alla vita privata propria e di eventuali altri familiari al di fuori dell'orario di lavoro.

Anche e soprattutto per quest’ultima ragione, l'utilizzo di questi strumenti si pone in netto contrasto con la necessità di garantire la conciliazione tra vita lavorativa e vita famigliare, nonché il diritto alla disconnessione.

Alla luce di quanto sopra, si ritiene che l’utilizzo di sistemi di messaggistica, diversi da quelli direttamente acquisiti dall'istituzione scolastica, non possa considerarsi idoneo per la gestione di problematiche legate al lavoro in ambito scolastico.

lì, 10/11/2023

Marco Santini - Vice Presidente Area Nord